なぜ「タグ」と「人」は情報共有の在り方を変えるのか

情報の洪水化が加速し続ける昨今、情報共有の在り方も大きな変化を迎えています。

皆様は普段の業務で欲しい情報がすぐに見つかっていますか？

「１時間かけていろいろ探したけど結局見つからなかった。
この手の情報は絶対過去の成果があるはずなのに。。」
なんてことはないでしょうか？

これはその情報へたどり着くための手がかりが限られていたためです。

その情報を使いたい人がどんな道で探すのかというのは蓄積する時点で
ある程度まで推測することができます。

例えば、提案書であれば、
「営業部」の「鈴木」が「金融業界」向けに「〇〇システム開発」の内容で「受注」できた「提案書」
という説明ができます。
おそらく、この提案書を後で使い回したい人は
「営業部」「鈴木」「金融業界」「〇〇システム開発」「受注」「提案書」
といったキーワードで探したいことでしょう。
しかし、その提案書の中に、上記のキーワードがそのまま含まれているとは限りません。
つまり、蓄積された情報の中の文字列と探して活用したい人の思いつく文字列が同じとは限らないのです。

これが同じでなければ、文字列検索ではひっかからないことになります。
「金融業界」「提案書」だけがひっかかったとしても、その数が膨大で絞り込む術がなければ
現実的な時間で到達することはできません。

エンタープライズサーチが発達して、会社中に分散されたナレッジシステムを横断的に
検索できるようになったとしても、探す母体が巨大になっただけで上記の問題はどうしても
つきまとってしまいます。

「タグ」はこのような問題を解決する可能性を秘めている概念です。
つまり、その情報について一番良く理解している作成者が
「こんな探し方をする人にとって有用ですよ」
と探されるであろうキーワードをタグとしてくっつけた上で情報を蓄積するのです。

先程の例で言えば、
「営業部」「鈴木」「金融業界」「〇〇システム開発」「受注」「提案書」
というタグをつけて提案書を蓄積することによって、
そのファイルに上記の文字列がそのまま含まれていなくても探し出すことができるのです。
「誰が」「どこに対して作った」「どのような内容の」「何で」「どうなったか」
といったようなタグ付けの運用ルールにしておくと、探す時もタグ指定がしやすいでしょう。
上記のカテゴリでタグを視覚化してあげれば、さらに探しやすいです。
（よく情報をアップするページにキーワードを埋め込むことも行われますが、
タグとして管理し、探す人にレコメンドできるのが大きな違いです）

今後は共有すべき情報に、音声ファイルや動画ファイルも含まれていき、
文字列が含まれないことも多くなるため、このように
「いかに後で辿りつきやすいように蓄積しておくか」
は蓄積した情報が活用されるのか、誰にも探されることなく作り損で終わるのかの
分れ道となると思われます。

さらに、これからの情報共有では蓄積された情報が改善されていくことが重要です。
言い換えると利用した「人」による有用な補足情報を無駄にしないということです。
「この提案書はこう工夫するとこちらにも使えた」というコメントを付加し、新しいタグを付け足すのです。

今までは、蓄積された情報とそれを使う人の１対１の関係が繰り返されるだけであったのが、
使った人だからこそ見える有用な補足情報を加えながら、情報自体の価値が増し続けます。
これは逆に「この情報は完全に古くなって今後使われることがないため削除すべき」という
判断を取り入れ、情報の洪水を緩和する働きも担います。

検索によってある条件下で機械的に正確な振いにかけ、
その結果からさらに絞り込むために、人によるファジーな判断材料が活きてきます。
検索結果で絞り込んだ５０件の結果画面に、
「何人が過去に使用して」「そのうち何人が〇を付けて」「こんなコメントが付いた」
といった情報が添えられることでかなり判断が楽になるのではないでしょうか？

現代のビジネスマンが情報収集にかけている時間は平均週9.2時間だそうです。
これを全社員に換算するとコストは膨大なものとなります。
「情報に辿り着くまでの時間と、最終的に辿りつけるのかどうか、業務に活かしきれるのか」
にはもっとシビアになる必要があります。

私達はこのようなコンセプトで全く新しい情報共有システムを開発し、世の中に貢献したいと考えております。

情報洪水を何とかしたい

・グループウェアや共有サーバーにアップされるマニュアルや提案書
・投稿され続ける社内ブログや社内ブックマーク
今後も私達の職場で流れる情報は増え続けることでしょう。

私達には限られた時間しかありません。
目を通すことのできる情報量には限界があるのです。

どんなに価値のある情報でも、触れることができなければ活用されることもありません。


情報共有の目的は蓄積することではありません。
蓄積された情報が活用されて、初めて価値を生んだことになります。


今一度立ち止まって、現在の情報共有を見つめてみてください。
・素晴らしい提案書が共有サーバーにアップされたことを知る術はありますか？
・その提案書の所感や「○○のケースには、こう使うと効果を発揮しそう」といった補足情報が
　加わって、情報の価値が高まることはありますか？
・無数に共有された提案書の中で、一体どれが使える提案書なのか、見分ける術はありますか？

皆様の情報は蓄積されるだけでなく、十分な活用がされていますでしょうか？

「価値のある情報を見分けることができ、必要に応じて探し出すことができ、
自分に必要な情報だけを活用して業務の問題を素早く解決していく」
全社員のワークスタイルが変われば、会社全体の成果は大きく変わるはずです。

私達はこのようなワークスタイル変革のお手伝いを致します。