社内SNS成功企業に共通する5つのポイント

イントラnewsingの提供を始めてから早１年。
導入企業様も40社となり、様々な業種・規模のお客様が様々な形の運営をして頂いております。

弊社は導入後も一緒に運営施策をプランニングさせて頂いているため、
様々な運営ノウハウが蓄積してきております。

その中で、特に「ここを意識したことが活性化のポイントだったのではないか」
と思えるものを事例と共にご紹介したいと思います。


１．現状の何を改善すべきなのかを分析する
　　現在の業務や仕組みの中にどんな問題があって、どの部分に集合知
　　のエッセンスを加えると役立つのかを吟味します。

　　例えば、メーリングリストで大部分の情報を共有していたお客様は
　　・全員宛のため返答しづらく、1方向の伝えっ放しのみで理解不足の場合も多い
　　・中途社員やプロジェクトへの中途参加者に過去の情報が伝わらない
　　といった問題点が浮かび上がり、イントラnewsingでの情報共有に置き換えました。

　　この作業では、集合知のエッセンスを使うと、従来の手段と比べてどんなメリットが
　　あるのか、を理解していないと、問題点を見つけることも難しかったりします。
　　そのため、弊社ではこの段階から参画させて頂いて、ベンダーだからこそ見える視点
　　でお手伝いさせて頂いております。
　　この製品を活かし切るには、「現状業務をよく知っている目」と「新しいエッセンスの
　　活かし方を知っている目」の両者が必要なのです。

２．何をゴールとするのかをしっかりと定める
　　様々な使い方のできるこのシステムを使って、どんな現象を作り出し、
　　それを通して会社がどうなることを目指すのか、をしっかりと定めます。

　　例えば、営業部でご利用頂いているお客様は、人材育成の視点に重きを置き、
　　週報を投稿させ、グループ内でつっこみ合う運用としました。

　　こうすることで、若手社員に対しても多角的なつっこみが入り成長が加速され、
　　つっこみを入れる方も、若手にわかりやすいように噛み砕く際により深い理解
　　が促進されます。時間と場所に制約されないため、「今度顔合わせたら教えて
　　あげよう」のまま埋もれることもありませんし、ここでの一言は実はその若手だけ
　　でなく、そのやりとりを見る他のたくさんの社員に役立っています。

　　この一言の積み重ねは、リアルでのコミュニケーションを増やすことにもなり、
　　「すごく助かりました。ありがとうございました」や「あれはいいアクションだから
　　頑張れよ」などにつながります。そうするとリアルで教えを請いやすくなったり、
　　つっこみも入れやすくなったりと「ちょっとした助け合い」が増えていきます。
　　
　　このケースでは「多角的な人材教育」と「ちょっとした助け合いの増加」により
　　「芯の強い営業組織の確立」を目的に据えました。

　　結果、通る道とゴールが具体的だったため、使う社員の側もすんなり使い始める
　　ことができました。


３．社員の目線で運営施策を練る
　　目的が明確で、社員が十分な理解をしても活性化しない場合があります。
　　現状の文化を踏まえて施策を練ることが必要です。

　　例えば、これまで社員が発信する機会がなかった企業では突然システムだけ
　　リリースしてもとまどってしまいます。
　　「上司に遊んでるって思われないかな」「目立ちたがりと思われないかな」
　　などなど、様々な感情が邪魔して、みんなで様子見状態となってしまいます。
　　そんな時には管理職たちにしっかりと理解してもらい、直接リアルな場で
　　利用を促してもらうことが非常に効果的です。
　　合わせて若手社員などを集めて推進チームを作り、「みんなが慣れるまでは
　　毎日１件ずつ投稿したり、投稿を見かけたらコメントするなど、お手本的な行動
　　をする」ことで、慣れないアクションをやってみやすい空気になります。

　　操作方法の理解についても、忙しい社員はマニュアルなどほとんど読んでくれません。
　　規模によっては難しいですが、リアルな説明会でしっかりと目的を説明し、
　　どんなアクションをしたらいいのかを実際にデモしてあげるとかなりスムーズに
　　使い始めてくれます。

　　「情報発信で貢献することを会社は奨励しています」ということを示すために
　　最初は期間を区切って、ポイントを集めた投稿者やナイスコメントを集めた社員
　　を表彰するキャンペーンイベントをするなども、「とりあえずやってみるか」という
　　キッカケを生み出すには効果的だったりします。
　　（キッカケを作ってしばらく使ってもらいさえすれば、いろいろな良さが見えてくるものです）
　　
　　
４．導入時の形で放置せず、常に改善していく
　　最初に取り決めた運営方法が最善とは限りません。使っていく中で初めて
　　「こんな情報が流れたらすごく便利なのに」や「ここがネックになって使いたい
　　　のに使えない」などが見えてきます。
　　
　　こういった声をきちんと吸い上げて、運営やシステムを「自社にとって役立つ形」
　　にジャストフィットさせていくことが非常に重要です。

　　これは単に、導入当初には見えてなかったものかもしれませんし、社員が発信する
　　作業に慣れて行動習慣が大きく変わったために次のステップが見えてきた、という
　　こともあります。

　　例えば、「ウチの会社ではトップページにはこの情報とこの情報が常に見えていると
　　便利なんだよね」ということに気づき、トップページのレイアウトカスタマイズをしたところ
　　大きく利便性が向上したケースもあります。
　　
　　運用してみて、「顧客の声」や「質問」など社員発の情報の重要性に改めて気づき、
　　社員全員が必ず見る全社ポータルの１エリアにイントラnewsingのトップ５記事を
　　表示させて、しっかり行き渡るように変更したこともあります。



大まかに４つに分類して、それぞれエピソードを添えさせて頂きました。


最後に、
もう１つ共通しているのは、「推進担当者様の熱意」です。


「今のままでも回ってるかもしれない。でも、みんなで思い切って習慣を変えてみることで
　こんな会社にすることもできるかもしれない。試しにみんなでやってみよう」
と社員の方々に語りかけ、「もっとみんなが便利になるにはこう直した方がいいんじゃないか」
と思考し続ける担当者様の存在によって、上層部も社員も「試してみるか」という気になり
会社全体の行動習慣、ひいては文化が少しずつ変わっていくのだと思います。



これからも、推進担当者様と2人3脚で、
ワクワクできる企業作りに全力を尽くしていきたいと思います！