効率化
2009年03月21日
Gmailの活用でメール管理を効率化
皆さまはどのようにメールを管理されてますでしょうか?
僕は2年くらい前に全面Gmailに切り替えてから
感動的に作業が効率化しました。
Gmailっていろいろな機能があって
おそらく使い方は人それぞれでだいぶ違う気がしてます。
参考までに、僕はどんな使い方をしてるかを以下に並べてみます。
★会社メールアカウントを「設定>アカウント」に加えて、
会社メルアドへのメールをGmail上で管理してプライベートも含めて
自分への通知は1画面で全て把握できるようにしています。
★フォルダ分けにあたるラベル付けを活用して、「プライベート」、
「自動通知」、「FYI」、「保存」など、後から一覧で見たくなる
くくりでまとめるようにしています。
★「設定>フィルタ」にて条件を設定して
「GoogleAlertから来たメールは受信箱に表示せずに
alertラベルを付ける」
「xxxって文字が含まれるメールは自動通知ラベルを付けて
既読にする」
など、すぐ読むべきメールか、後でいいけど来たことは知りたい
メールなのか、などがパっと見でわかるようにしています。
★受信箱のメールは読んだらすぐにアーカイブボタンで受信箱から
消します。(アーカイブは受信箱からなくなるだけで、
「すべてのメール」とか検索すればすぐ出てきます)
すると、日常見ている受信箱には要アクションのメールだけが
残ることになります。これはかなり頭が整理されるので一番の
オススメポイントです。
人間は目に入るもので自然と思考が巡るようです。
★アクションは不要だけどウォッチする必要のあるメールは
星を付けてからアーカイブします。
朝イチで「スター付き」をクリックして、「忘れちゃダメよ一覧」
はチェックするようにしてます。
★「設定>テーマ」で好きなデザインにしてテンションを上げてます。
日常の大半目にしている画面がカッコイイかはかなり重要です。
そこに気に入ったものがなくても、たくさんのスキンが出回ってて
カンタンに適用できるようになってます。
その他のGmailの特色である便利機能としては、
・迷惑メールフィルタが優れていて不要なメールを自動排除して
くれます。この精度は素晴らしいです。
・スレッド形式になっていて、同じ件名のメール毎に一覧表示され
ています。クリックすると、その件名でやり取りした複数のメール
が並んでいて、カンタンに経緯を辿れます。
これもすごくオススメなポイントですね。
・Webメールであるため、PCとブラウザさえあれば、自分のPCで
なくてもどこでもチェックできます。
携帯からもアクセスできるので、電車の中の空いた時間にメール
チェックは済ませて、会社についたら重要な仕事にすぐ取り掛か
れます。
・つい最近「送信アンドゥ機能」が追加されたようです。
誤送信しても5秒以内ならキャンセルできるみたいですね。
気をつけてても時々やっちゃうんですよね。。><
本当にメールって、今や仕事の中心という方もたくさんいらっしゃる
と思います。
個人個人の仕事スタイルに沿ってカスタマイズすれば、
きっともっともっと効率化が図れる部分だとも思います。
皆さんの便利な使い方がありましたら、ぜひお教えくださいね^^
ポケット図解 Gメールの使い方がわかる本 (Shuwasystem PC Guide Book)
著者:「Gmailの使い方」管理人 三浦 健
販売元:秀和システム
発売日:2006-12
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今すぐ使える Googleサービス完全活用ガイド
著者:清水 隆夫
販売元:技術評論社
発売日:2007-01-13
おすすめ度:
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Gmail Book―Web mail 2.0
著者:魚輪 タロウ
販売元:毎日コミュニケーションズ
発売日:2007-03
おすすめ度:
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感動的に作業が効率化しました。
Gmailっていろいろな機能があって
おそらく使い方は人それぞれでだいぶ違う気がしてます。
参考までに、僕はどんな使い方をしてるかを以下に並べてみます。
★会社メールアカウントを「設定>アカウント」に加えて、
会社メルアドへのメールをGmail上で管理してプライベートも含めて
自分への通知は1画面で全て把握できるようにしています。
★フォルダ分けにあたるラベル付けを活用して、「プライベート」、
「自動通知」、「FYI」、「保存」など、後から一覧で見たくなる
くくりでまとめるようにしています。
★「設定>フィルタ」にて条件を設定して
「GoogleAlertから来たメールは受信箱に表示せずに
alertラベルを付ける」
「xxxって文字が含まれるメールは自動通知ラベルを付けて
既読にする」
など、すぐ読むべきメールか、後でいいけど来たことは知りたい
メールなのか、などがパっと見でわかるようにしています。
★受信箱のメールは読んだらすぐにアーカイブボタンで受信箱から
消します。(アーカイブは受信箱からなくなるだけで、
「すべてのメール」とか検索すればすぐ出てきます)
すると、日常見ている受信箱には要アクションのメールだけが
残ることになります。これはかなり頭が整理されるので一番の
オススメポイントです。
人間は目に入るもので自然と思考が巡るようです。
★アクションは不要だけどウォッチする必要のあるメールは
星を付けてからアーカイブします。
朝イチで「スター付き」をクリックして、「忘れちゃダメよ一覧」
はチェックするようにしてます。
★「設定>テーマ」で好きなデザインにしてテンションを上げてます。
日常の大半目にしている画面がカッコイイかはかなり重要です。
そこに気に入ったものがなくても、たくさんのスキンが出回ってて
カンタンに適用できるようになってます。
その他のGmailの特色である便利機能としては、
・迷惑メールフィルタが優れていて不要なメールを自動排除して
くれます。この精度は素晴らしいです。
・スレッド形式になっていて、同じ件名のメール毎に一覧表示され
ています。クリックすると、その件名でやり取りした複数のメール
が並んでいて、カンタンに経緯を辿れます。
これもすごくオススメなポイントですね。
・Webメールであるため、PCとブラウザさえあれば、自分のPCで
なくてもどこでもチェックできます。
携帯からもアクセスできるので、電車の中の空いた時間にメール
チェックは済ませて、会社についたら重要な仕事にすぐ取り掛か
れます。
・つい最近「送信アンドゥ機能」が追加されたようです。
誤送信しても5秒以内ならキャンセルできるみたいですね。
気をつけてても時々やっちゃうんですよね。。><
本当にメールって、今や仕事の中心という方もたくさんいらっしゃる
と思います。
個人個人の仕事スタイルに沿ってカスタマイズすれば、
きっともっともっと効率化が図れる部分だとも思います。
皆さんの便利な使い方がありましたら、ぜひお教えくださいね^^
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