2009年03月21日

Gmailの活用でメール管理を効率化

皆さまはどのようにメールを管理されてますでしょうか?

僕は2年くらい前に全面Gmailに切り替えてから
感動的に作業が効率化しました。

Gmailっていろいろな機能があって
おそらく使い方は人それぞれでだいぶ違う気がしてます。

参考までに、僕はどんな使い方をしてるかを以下に並べてみます。

★会社メールアカウントを「設定>アカウント」に加えて、
 会社メルアドへのメールをGmail上で管理してプライベートも含めて
 自分への通知は1画面で全て把握できるようにしています。

★フォルダ分けにあたるラベル付けを活用して、「プライベート」、
 「自動通知」、「FYI」、「保存」など、後から一覧で見たくなる
 くくりでまとめるようにしています。

★「設定>フィルタ」にて条件を設定して
 「GoogleAlertから来たメールは受信箱に表示せずに
  alertラベルを付ける」
 「xxxって文字が含まれるメールは自動通知ラベルを付けて
  既読にする」
 など、すぐ読むべきメールか、後でいいけど来たことは知りたい
 メールなのか、などがパっと見でわかるようにしています。

★受信箱のメールは読んだらすぐにアーカイブボタンで受信箱から
 消します。(アーカイブは受信箱からなくなるだけで、
 「すべてのメール」とか検索すればすぐ出てきます)
 すると、日常見ている受信箱には要アクションのメールだけが
 残ることになります。これはかなり頭が整理されるので一番の
 オススメポイントです。
 人間は目に入るもので自然と思考が巡るようです。

★アクションは不要だけどウォッチする必要のあるメールは
 星を付けてからアーカイブします。
 朝イチで「スター付き」をクリックして、「忘れちゃダメよ一覧」
 はチェックするようにしてます。

★「設定>テーマ」で好きなデザインにしてテンションを上げてます。
 日常の大半目にしている画面がカッコイイかはかなり重要です。
 そこに気に入ったものがなくても、たくさんのスキンが出回ってて
 カンタンに適用できるようになってます。

その他のGmailの特色である便利機能としては、
・迷惑メールフィルタが優れていて不要なメールを自動排除して
 くれます。この精度は素晴らしいです。

・スレッド形式になっていて、同じ件名のメール毎に一覧表示され
 ています。クリックすると、その件名でやり取りした複数のメール
 が並んでいて、カンタンに経緯を辿れます。
 これもすごくオススメなポイントですね。

・Webメールであるため、PCとブラウザさえあれば、自分のPCで
 なくてもどこでもチェックできます。
 携帯からもアクセスできるので、電車の中の空いた時間にメール
 チェックは済ませて、会社についたら重要な仕事にすぐ取り掛か
 れます。

・つい最近「送信アンドゥ機能」が追加されたようです。
 誤送信しても5秒以内ならキャンセルできるみたいですね。
 気をつけてても時々やっちゃうんですよね。。><

本当にメールって、今や仕事の中心という方もたくさんいらっしゃる
と思います。
個人個人の仕事スタイルに沿ってカスタマイズすれば、
きっともっともっと効率化が図れる部分だとも思います。

皆さんの便利な使い方がありましたら、ぜひお教えくださいね^^


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